Der erste Schritt
Um über sämtliche unserer Kanäle kommunizieren zu können brauchst du die nötigen Zugänge. Dazu füllst du einfach nur das Formular aus, das unter folgendem Link zu finden ist: zugang.jpbw.de
Und schon kann es losgehen!
Unsere Cloud
Die JPBWcloud ist die eigene Cloud der JPBW. Sie funktioniert im Prinzip genauso wie die bekannte Dropbox. Sie ist der große Wissensspeicher für alle unsere Projekte und unterstützt uns in unserer täglichen Arbeit. Jedes Projekt hat in der JPBWcloud seinen eigenen Platz. Als Projektleiter oder Aktiver findest du dort alles, was du zu deinem Projekt wissen musst. Einen Leitfaden zum Umgang mit der Cloud findest du im Wissensmanagement unter „Unsere Cloud“.
Um eine eigene JPBW-interne E-Mail-Adresse zu erhalten, wendest du dich bitte an den GV für Kommunikation. Er wird dir eine einrichten nach dem Schema vorname.nachname@jpbw.de.
Du kannst deine E-Mail-Postfächer auf zwei Arten in einem E-Mail-Programm wie Outlook oder Thunderbird nutzen: POP3 und IMAP. Bei POP3 lädt dein Computer immer alle E-Mails herunter und entfernt sie direkt vom Server. So sparst du Serverplatz und hast deine Mails immer auf deinem Computer. Ist der allerdings weg, sind auch deine Mails verloren.
Mit IMAP bleiben alle Mails auf dem Server. So sind sie immer optimal gesichert und du kannst von überall darauf zugreifen – z.B. über den Webmailer unter mail.jpbw.de. Allerdings brauchst du bei IMAP immer eine Internetverbindung, wenn du mit deinen Mails arbeiten möchtest.
Webmailer
https://mail.jpbw.de beherbergt den JPBW-Webmailer.
Wenn du deine E-Mails am PC über das IMAP-Protokoll abrufst bleiben sie auch noch auf dem JPBW-Server gespeichert. Du kannst dann von überall auf der Welt über den Webmailer darauf zugreifen, Mails beantworten oder dein Jugendpresse-Adressbuch pflegen.
Selbst wenn du deine E-Mails über das POP-Protokoll abrufst und sie nach dem Abrufen nicht mehr online zur Verfügung stehen, kannst du über den Webmailer unterwegs auf deine neuen E-Mails zugreifen. Dann darfst aber weder du noch jemand anderes in der Zwischenzeit an deinem normalen Rechner deine Mails abgerufen haben.
Eingang
Innerhalb der JPBW gibt es verschiedene Verteiler, in denen du dich gerne eintragen kannst. Dazu musst du dich auf der Seite wissen.jugendpresse.de anmelden – falls du noch keinen Account hast findest du auf der Startseite eine genaue Beschreibung, was du dafür tun musst. Anschließend kannst du dich in einer der vielzähligen Mailinglisten eintragen.
Je mehr E-Mails dich erreichen umso voller wird natürlich auch dein Posteingang. Damit du nicht die Übersicht verlierst, gibt es bei Microsoft Outlook einen Trick:
Mit einem Rechtsklick auf „Posteingang“ kannst du beliebig viele neue Ordner erstellen.
Wenn du alle bearbeiteten Mails in thematisch passende Ordner ziehst, behältst du so leicht den Überblick.
Ausgang
Im Umgang mit deiner JPBW-Mailadresse gibt es ein paar Dinge zu beachten. In dem Moment, in dem du von dieser Adresse aus mit anderen kommunizierst, bist du nicht mehr nur du als Privatperson, sondern auch Stellvertreter der JPBW. Deswegen nutze die Adresse bitte auch gewissenhaft und nicht für private Zwecke. Das bedeutet auch, dass wir uns für eingegangene Mails stets bedanken und die neue deutsche Rechtschreibung beachten. Wenn dir die Beantwortung einer bestimmten Mail mal schwer fällt, kannst du sie auch an jemanden weiterleiten, der in deinen Augen dazu in der Lage ist und dich in den CC setzen lassen. Auf diese Weise hast du eine Muster-Antwort an der du dich beim nächsten Mal orientieren kannst.
Signatur
Wenn du in unserem Namen Mails verschickst, hänge bitte auch immer deine Signatur an. Orientiere dich dabei bitte an folgender Vorlage:
LEERZEILE
—
Amt (z.B.: Büro Stuttgart, Geschäftsführender Vorstand, Aktive…)
Jugendpresse BW
LEERZEILE
Mobil: 0170 2345678
vorname.nachname@jpbw.de
LEERZEILE
Jugendpresse Baden-Württemberg e.V.
Fuchseckstr. 7
70188 Stuttgart
LEERZEILE
Tel: 0711 912570-50
Fax: 0711 912570-51
LEERZEILE
www.jpbw.de
LEERZEILE
www.facebook.de/jugendpresse
Kürzel für die interne E-Mail Kommunikation
Nicht personalisierte Mailadressen
Wenn du an eine bestimmte Personengruppe eine E-Mail schreiben möchtest stehen dir folgende, nicht personalisierte E-Mail Adressen bei der JPBW zur Verfügung:
- buero@jpbw.de – für alle externen Anfragen
- jpbw-vorstand@medienliebe.de – Mails an den Vorstand
- jpr@jpbw.de – Mail an die Redaktion des Jugendpresse-Reports
- webmaster@jpbw.de – technisch bedingte Anfragen zur Webseite
- redaktion@noirmag.de – Redaktion von NOIR
Telkoraum
Für die Zusammenarbeit steht Projektgruppen ein Telkoraum zur Verfügung. Sofern ein Telkotermin ausgemacht wird, muss eine E-Mail an jpbw-team@liste.jugendpresse.de geschickt werden, damit Doppelbelegungen vermieden werden.
Telefonnummer: 0711 25274061
PIN: 1048
Doodle
Um schnelle Terminabsprachen durchführen zu können, verwenden wir Doodle, das dann an die betreffenden Personen weitergeleitet wird. Diese Umfrage sollte dann so schnell wie möglich beantwortet werden. Ein Doodle erstellen kannst du ganz einfach unter doodle.de
Foto: Joel Krumbacher-Birle