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Finanzen

Finanzordnung

Als aktives Mitglied bringst du dich mit viel Zeit und Engagement in den Verband ein. Wir möchten nicht, dass dein knappes Taschengeld unter deinem Einsatz für die JPBW leidet. Daher erstatten wir dir grundsätzlich alle Ausgaben im Sinne des Verbandes. Da die JPBW als gemeinnützig anerkannt ist und dadurch große Steuervorteile genießt, unterliegt sie bei der Buchführung jedoch strengen Auflagen, die alle drei Jahre vom Finanzamt überprüft werden. Daher müssen bei der Abrechnung einige Vorgaben eingehalten werden.

Gelegentlich scheinen die Abrechnungsmodalitäten sehr kompliziert. Je genauer die Vorgaben und je präziser die Regelung, desto gerechter ist die Abrechnung hinterher, weil es keine Missverständnisse gibt. Folgende Finanzordnung hilft, den Haushalt in einem stark wachsenden Verband transparenter zu machen und Einsparpotential zu identifizieren.
Die hier gemachten Angaben beziehen sich auf die Finanzsatzung der JPBW, die vom Vorstand beschlossen wurde.

Abrechnungsprozess

Um dir die Kosten erstatten zu können, musst du das entsprechende Formular (siehe Punkt 4) vollständig ausfüllen, sowie – ganz wichtig! – die Tickets, Rechnungen, Quittungen usw. beilegen. Mache dafür bitte von allen Dokumenten eine Kopie und klebe das Original dazu. Formular und Belege kommen dann im Briefumschlag an unsere Büro-Adresse (Fuchseckstraße 7, 70188 Stuttgart).
Nach Eingang der Abrechnung im Büro wird diese von dem jeweiligen Kostenstellenverantwortlichen sachlich und rechnerisch prüft. Bei fehlerhafter Abrechnung schickt er sie mit der Bitte um Klärung an den Antragsteller zurück. Dieser kann die Abrechnung nun korrigieren und innerhalb von 56 Tagen ab Datum des jüngsten Belegs erneut dem Kostenstellenverantwortlichen zuleiten, andernfalls werden die Kosten nicht erstattet.
Anschließend erfolgt eine weitere Prüfung durch die Finanzbuchhaltung, in Person von Steuerberaterin und Finanzbuchhalterin Sabine Fünfgeld. Bei dieser zweiten Prüfung werden die Erfordernisse des Steuerrechtes und einer ordentlichen Finanzbuchhaltung geprüft. Nach erneut erfolgreicher Prüfung wird der Erstattungsbetrag ausgezahlt und etwaige Kürzungen dem Antragsteller mitgeteilt. Nach folgendem Schema setzen sich die Angaben im Zweck-Feld der Überweisung zusammen: Bei Fahrtkosten „Datum der Fahrt und Kostenstelle“, bei einem Zeitraum „das erste Datum des Zeitraums und Kostenstelle“.

Kostenstellen

Um Kosten besser zuordnen zu können, haben wir sogenannte Kostenstellen geschaffen. Als Kostenstelle bezeichnen wir, vereinfacht gesagt, dasjenige Projekt, für das die Kosten entstanden sind, die man abrechnen will. Da Kosten nicht nur für Projekte, sondern auch für die allgemeine Verbandstätigkeit entstehen, verwenden wir den Begriff der Kostenstelle. Kosten, die bei verschiedenen Kostenstellen entstehen, müssen separat abgerechnet werden. Projektleiter sind nicht automatisch Kostenstellenverantwortliche für ihr Projekt. Alle Kostenstellen im Überblick:

  • Aktive
  • 24h-Projekt
  • Aufwandsentschädigungen (GV)
  • Büro
  • FA Radio
  • Fahrtkosten: Carsharing
  • Geschäftsführung (Gespräche, Partner, Außenvertretung)
  • JMT
  • JUST (Jugendpressedienst)
  • Kommunikationsdienstleistungen („KommLeist“)
  • Mailings
  • Mitgliedschaften (JPD, LKJ, LJR)
  • MobAk (Mobile Medienakademie)
  • Netzwerk
  • Noir
  • Öffentlichkeitsarbeit (Web, Flyer, JPR)
  • Personal (FSJ, Honorare, Fahrtkosten)
  • Projekte (div. Kleine Projekte)
  • Recherchefahrten
  • Schülermedien-Coaching
  • Serviceleistungen
  • Sonstige Bildungsarbeit
  • Telefonpauschalen
  • Verwaltung (Büromaterial, …)
  • Vorstand (nur für GV/EV, oder Aktive als Stellvertreter d. Vorstandes)
  • Zuschuss BahnCard

Was kann abgerechnet werden?

Erstattet werden Kosten, die tatsächlich entstanden sind, dem Vereinszweck dienen und nicht von Dritten erstattet worden sind oder von Dritten erstattet werden können. Hierbei muss gelten, dass die Abrechnungen für Sachkundige jederzeit nachprüfbar sind. Das heißt, dass

  • belegbare Ausgaben mit Originalbelegen abgerechnet werden (das heißt, aus ihnen gehen Name und Anschrift des Zahlungsempfängers, Ort, Datum, Zahlungsnachweis, Betrag und darin enthaltene Umsatzsteuer hervor),
  • Ersatzbelege nur mit ausreichender schriftlicher Begründung und ausnahmsweise anerkannt werden können,
  • der Verwendungszweck klar hervorgeht und
  • die Abrechnungen unterschrieben sind.

Des Weiteren müssen

  • Kosten für jede Kostenstelle separat abgerechnet werden,
  • ausschließlich die Formblätter des Vorstandes verwendet,
  • Thermobelege kopiert und
  • Abrechnungen spätestens 28 Tage nach Tätigung der Ausgabe (es gilt das Datum des ältesten Belegs) im Büro eingereicht werden.

Bitte erstelle dir eine Sicherheitskopie deiner Abrechnung oder schreibe dir zumindest auf, welche Abrechnungen du eingereicht hast. Wir übernehmen für deine Abrechnung keine Verantwortung. Sollte diese verloren gehen, bist du in der Pflicht, die eingereichte Abrechnung nochmals nachzuweisen.

Reisekosten

Reisekosten werden erstattet, soweit die Reise vor Antritt von einem Mitglied des Geschäftsführenden Vorstands genehmigt wurde oder dem Vereinszweck dient. Dies tun alle Reisen von Teilnehmern und Projektleitern zu Projektgruppentreffen, Reisen von Vorstandsmitgliedern und Projektleitern zu Vorstandssitzungen, Reisen der Kassenprüfer zur Wahrnehmung ihrer Aufgabe, Reisen von Aktiven, Projektleitern, Vorstandsmitgliedern zu Vorbereitungs- oder Arbeitstreffen.

Die Höhe der erstatteten Fahrtkosten beträgt

  • den Normalpreis 2. Klasse der Deutschen Bahn inkl. IC/EC/ICE vom Wohnort in Baden-Württemberg ohne Sitzplatzreservierung, möglichst unter Nutzung des Firmenkundenrabatts, für Mitglieder des Vorstands in begründeten Fällen auch Sitzplatzreservierungen nach Absprache
  • Flugtickets vom Wohnort in Baden-Württemberg, sofern sie günstiger als die maximal erstatteten Bahnkosten sind,
  • 12 Cent/km zzgl. 8 Cent/km pro Mitfahrer vom Wohnort in Baden-Württemberg für Fahrten mit dem privaten Auto, jedoch maximal 30 Cent, oder
  • bei unumgänglichen Fahrten mit dem Privat-PKW (ist zuvor durch ein Mitglied des Geschäftsführenden Vorstandes zu genehmigen) 30 Cent/km vom Wohnort in Baden-Württemberg für Fahrten mit dem privaten Auto (nur in diesem Fall trägt der Verband bei einem Unfall die Selbstbeteiligung und die Höhereingruppierung bei der Versicherung).
  • Nur nach vorheriger Genehmigung durch ein Mitglied des Geschäftsführenden Vorstands werden erstattet
    • Taxifahrten
    • Fahrten in fremden Kraftfahrzeugen, insbesondere Mietwagen (auch DB-Carsharing),
    • Fahrten außerhalb Baden-Württembergs
    • jegliche Flüge.

Da wir rechtswidriges Verhalten nicht fördern wollen und können, werden nicht erstattet

  • Bußgelder (z.B. Falschparken auf öffentlichem Straßenland, zu schnelles Fahren, Fahren ohne Fahrschein)
  • Vertragsstrafen und Strafgebühren (z.B. Falschparken in privaten Parkhäusern, Überziehen der Leihdauer bei geliehenen PKW).

Für Fahrtkosten wird ein separates Abrechnungsformular verwendet. Für jede Fahrt (hierzu zählt die Hin- und Rückfahrt) ein eigenes Formular verwenden.

BahnCard Zuschuss

Wir gewähren einen Zuschuss auf BahnCards 2. und 1. Klasse. Allerdings nicht im Voraus, sondern erst nach Ablauf des Gültigkeitszeitraums. Konkret bedeutet das: ein Jahr mit BahnCard-Rabatt fahren, dann mit einem Beleg für den BahnCard-Kauf den Zuschuss beantragen. Der Zuschuss für BahnCard 25, 50 und 100 berechnet sich unterschiedlich:

BahnCard 25 und BahnCard 50

Von jeder Bahnfahrt kann in Höhe des durch den BahnCard-Rabatt gesparten Differenzbetrags zum Fahrpreis ohne BahnCard ein Zuschuss für die BahnCard beantragt werden. Die Fahrten müssen im BahnCard-Gültigkeitszeitraum liegen und ordentlich abgerechnet und genehmigt worden sein. Alle Bahnfahrten müssen mit einer Kopie des Fahrscheins (auf DIN-A4-Blätter geklebt) belegt werden. Wir bezuschussen den Kauf der BahnCard in Höhe der Kosten, die du durch ihre Nutzung eingespart hast. Maximal jedoch bis zur Höhe des Anschaffungspreises, abzüglich dem vom Kultusministerium gewährten BahnCard-Zuschuss für Juleica-Inhaber („Jugendleiter-in-Card“) in Höhe von 26 Euro (Regelung ab 1. September 2010).

Rechenbeispiel

Bahnfahrt von Heidelberg nach Stuttgart:

  • Kosten ohne BahnCard: 24 Euro
  • Kosten mit BahnCard: 12 Euro
  • gespart durch BahnCard: 12 Euro

Bahnfahrt von Stuttgart nach Berlin:

  • Kosten ohne BahnCard: 110 Euro
  • Kosten mit BahnCard: 55 Euro
  • gespart durch BahnCard: 55 Euro

Du hast mit diesen zwei Fahrten dank deiner BahnCard also 12 Euro + 55 Euro = 67 Euro gespart. Diese 67 Euro kannst du nun abzüglich dem Zuschuss des Kultusministeriums Baden-Württemberg für Juleica-Inhaber (26 Euro) als BahnCard-Zuschuss beantragen. Also bekommst du 41 Euro. Wenn du im Gültigkeitszeitraum noch öfter Bahn fährst, kannst du alle eingesparten Kosten als Zuschuss beantragen, allerdings bezuschussen wir maximal so viel, wie deine BahnCard gekostet hat.

BahnCard 100

Von jeder Bahnfahrt können 20 Prozent des Normalpreises (2. Klasse, ohne BahnCard) als Zuschuss für die BahnCard 100 beantragt werden. Die Fahrten müssen im BahnCard-Gültigkeitszeitraum liegen und genehmigt worden sein. Alle Bahnfahrten müssen mit einer ausgedruckten Reiseverbindung, aus denen der Normalpreis der Fahrt hervorgeht, belegt werden. Wir bezuschussen den Kauf der BahnCard 100 maximal bis zur Höhe des Anschaffungspreises, abzüglich dem JuLeiCa-Zuschuss des Kultusministeriums von aktuell 26 Euro.

Frist

Der Antrag kann je BahnCard nur einmal gestellt werden. Der Antrag muss binnen 28 Tagen nach Ablauf der Gültigkeit der BahnCard auf dem entsprechenden Formular eingereicht werden. Wir brauchen

  • das ausgefüllte Formular für den BahnCard-Zuschuss,
  • die Rechnung bzw. den Kaufbeleg über die BahnCard sowie
  • Kopien aller Fahrscheine bei BahnCard 25/50, ausgedruckte Reiseverbindung inkl. Normalpreis bei BahnCard 100.

Unterkunft

Kosten für Unterkunft können erstattet werden, sofern sie

  • dem Vereinszweck dienen,
  • im Voraus von einem Mitglied des Vorstandes (GV oder EV) genehmigt worden sind oder
  • auf Grundlage einer mit Zustimmung des Geschäftsführenden Vorstands erlassenen projektgruppen-spezifischen Regelung erfolgt sind.

Verpflegung

Bei gemeinsamen Veranstaltungen (für die es eine offizielle Einladung und Teilnehmerliste gibt) kann Verpflegung gestellt werden. Also: Essen am Aktiven-Wochenende, Brezeln auf dem Tisch oder gemeinsames Kochen an der Vorstandssitzung im Büro. Wichtig ist hier, dass bei den Kaufbelegen der Lebensmittel eine Notiz sein muss, wer teilgenommen hat und zu welchem Anlass dies war (Teilnehmerliste als Anlage ist auch möglich). Nicht abgerechnet werden kann nach deutschem Steuerrecht gemeinsames Kochen privat zu Hause (auch nicht an einer dortigen Sitzung). Für Pfand übernehmen wir grundsätzlich keine Kosten. Ausnahme ist, wenn nicht für den Eigenbedarf und im Auftrag des Vorstands Getränke eingekauft wird. In diesem Fall muss das Pfand über ein eigenes Formular zur Pfandrückerstattung abgerechnet werden.

Verpflegungsmehraufwand

Wer an einem Tag länger dienstlich für die JPBW unterwegs ist, kann einen Verpflegungsmehraufwand geltend machen, solange er nicht verpflegt wurde. Er richtet sich nach der ununterbrochenen Länge der dienstlichen Tätigkeit:

  • ab 8 Stunden 6,00 Euro
  • ab 24 Stunden 24,00 Euro

Kommunikation

Kosten für Telefongespräche von Festnetz oder Telefon werden pauschal mit 5 Cent/Gesprächsminute erstattet und werden mit der Telefongesprächsliste abgerechnet. Gesprächskosten zu Sonderrufnummern und ins Ausland werden auf Nachweis der Kosten per Einzelverbindungsnachweis erstattet.

Kosten für Telekommunikation via Fax und Post können mittels eines Einzelnachweises abgerechnet werden. Eine Erstattung von Grundentgelten (Grundgebühr) oder des Portos zur Einreichung von Abrechnungen ist nicht möglich.

Bei außergewöhnlich hohem Gesprächsaufkommen kann eine Kommunikationspauschale beantragt werden, um den Abrechnungsprozess zu vereinfachen. Hierüber entscheidet der EV.

Material & Anschaffung

Die Entscheidung, welche Verträge die JPBW abschließt, also welche Pflichten sie auf sich nimmt und welche Rechte sie wahrnehmen will, trifft allein der GV. Man sagt: Er vertritt den Verein nach außen. Da auch der Kauf eines Gegenstandes einen Vertrag darstellt, können Material- und sonstige Anschaffungen nur von einem Mitglied des Geschäftsführenden Vorstands ggf. per Vorstandsbeschluss vorgenommen werden.

Übernahme von in dienstlichen Tätigkeiten aufgetretenen Schäden

Wo gearbeitet wird, kann auch immer mal ein Schaden passieren: Handy des Kollegen auf den Boden geworfen oder Kaffee über den Laptop eines Aktiven geschüttet? Keine Sorge, wir stehen euch zur Seite! Grundsätzlich gilt: Die private Haftpflichtversicherung des Verursachers muss die Kosten der Reparatur übernehmen. Sollte diese die Schadensregulierung ablehnen, kann der Schaden auch nicht vom Verband reguliert werden.

Die private Haftpflichtversicherung hat eine Selbstbeteiligung, im Durchschnitt von 150-250 Euro (je nach Vertrag unterschiedlich). Auf Antrag des Verursachers kann der Verband diese Selbstbeteiligung übernehmen. Dies gilt auch, wenn aufgrund der geringen Schadenshöhe erst gar nicht die Haftpflichtversicherung eingeschaltet wurde
Das gleiche gilt für Unfälle mit dem privaten PKW, wenn die Fahrt mit dem PKW unabdingbar war.

Bei Schäden müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Eine dienstliche Tätigkeit (Einladung vorhanden oder vom GV als solcher schriftlich bestätigt?)
  • Nur bis zur Höhe der Selbstbeteiligung.
  • Schadens- /Unfallbericht schreiben und ggf. Zeugen benennen

Formulare

Alle nötigen Formulare findest du hier. Bitte fülle sie erst aus, wenn du dir die Punkte eins bis drei druchgelesen hast.

Bild: Felix Syrovatka